3.1 公文与日常写作
通知、新闻稿、工作总结——这些看似简单的文体，恰恰是 AI 最能发挥效率优势的领域。关键在于：如何避免 AI 输出"假大空"的套话。
一、AI 辅助公文写作的基本流程
公文写作有明确的格式规范和语体要求，这恰好是大语言模型的优势所在——它在训练中接触过大量公文范本，能够快速生成符合规范的文本框架。
推荐工作流程：
明确文种和要素 → 用 CO-STAR 框架构建提示词
→ AI 生成初稿 → 人工审核修改 → 定稿
核心原则：AI 负责"起草"，人负责"把关"。 公文涉及政策准确性、数据真实性和措辞严谨性，这些必须由人工最终确认。
二、实操演示：用 AI 撰写一份活动通知
下面通过一个完整的分步操作，演示如何用 AI 高效完成通知撰写。
任务：为学校科技文化节撰写一份面向全校师生的活动通知。
第 1 步：明确通知的基本要素。
通知是最常见的公文文种，结构相对固定：标题、正文（事由、事项、要求）、落款。在动手写提示词之前，先列出你需要包含的信息：
- 活动名称：第五届科技文化节
- 时间：2026 年 4 月 15 日至 17 日
- 地点：图书馆报告厅和体育馆
- 主要内容：AI 体验、机器人展示、科技讲座
- 参与要求：全校师生均可参加
第 2 步：打开 DeepSeek，输入以下结构化提示词。
📷 【截图位置】：DeepSeek 对话界面中输入公文写作提示词的截图，展示完整的输入内容（建议尺寸：宽度占满页面）
你是一位高校行政办公室的文秘，请撰写一份活动通知。
背景：我校将于 2026 年 4 月 15 日至 17 日举办第五届
科技文化节，地点为图书馆报告厅和体育馆。
主要内容包括 AI 体验区、机器人展示、科技讲座等。
要求：
1. 使用标准通知格式（标题、主送单位、正文、落款）；
2. 正文包含活动目的、时间地点、主要内容、参与要求；
3. 语言正式简洁，避免口语化表达；
4. 字数控制在 400 字以内。
第 3 步：查看 AI 输出。 DeepSeek 的回答示例：
关于举办第五届科技文化节的通知
各院（系）、各部门：
为深入贯彻科教兴国战略，激发广大师生的科技创新热情，营造浓厚的校园科技文化氛围，经研究决定，我校将举办第五届科技文化节。现将有关事项通知如下：
一、活动时间：2026 年 4 月 15 日至 17 日
二、活动地点：图书馆报告厅、体育馆
三、活动内容：
- AI 智能体验区（体育馆一层）
- 机器人技术展示（体育馆二层）
- 科技前沿讲座（图书馆报告厅，每日 2 场）
四、参与要求：
- 全校师生均可参加，鼓励各院系组织学生集体参观；
- 参加讲座的师生请提前通过教务系统预约座位；
- 各院系请于 4 月 10 日前将参与人数报送至校团委。
特此通知。
校团委 2026 年 3 月 25 日
第 4 步：审核与修改。
对照输出，检查以下几点：
- 格式是否规范？（标题、主送单位、落款齐全 ✓）
- 信息是否准确？（时间、地点与原始要求一致 ✓）
- 是否有套话？（"深入贯彻科教兴国战略"略显套路，可简化为"为激发师生科技创新热情"）
修改后的通知即可直接使用。整个过程从构思到定稿，不超过 5 分钟。
三、更多公文场景的提示词设计
1. 请示
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的公文，结构为：标题、主送机关、正文（事由+请求事项）、结尾（"当否，请批示"）。
提示词示例：
你是一位高校行政办公室的文秘，请撰写一份请示。
背景：我校拟于下月举办企业安全生产培训班，需向市应急
管理局申请审批。培训时间为一周，预算 10 万元。
要求：
1. 使用标准请示格式；
2. 正文包含培训目的、内容、对象、时间、预算明细；
3. 结尾使用"当否，请批示"；
4. 语言严谨规范，400 字以内。
📷 【截图位置】：DeepSeek 生成的请示公文输出截图（建议尺寸：宽度占满页面）
2. 新闻稿
新闻稿遵循"倒金字塔"结构：最重要的信息放在最前面。
提示词示例：
请为以下活动撰写一篇校园新闻稿（600 字）：
活动：我校与某科技公司签署 AI 教育合作协议
时间：2026 年 3 月 20 日
参加人员：校长张某、公司 CEO 李某
要求：
1. 采用倒金字塔结构，首段包含 5W1H 要素；
2. 引用双方代表的发言（可合理虚构）；
3. 语言客观中立，符合校园新闻报道风格。
3. 工作总结
工作总结需要"有数据、有案例、有反思"，AI 可以帮助梳理结构，但具体数据和事实必须由人工提供。
提示词精调技巧——如何避免"假大空"：
| 常见问题 | 优化策略 |
|---|---|
| 套话连篇 | 在提示词中明确"禁止使用以下词汇：砥砺前行、不忘初心、再创辉煌" |
| 缺乏细节 | 提供具体数据和事件，要求 AI 围绕这些素材展开 |
| 结构混乱 | 指定总结框架，如"成绩—问题—改进措施"三段式 |
★ 主线任务：撰写一份校园科技文化节活动通知
使用本节介绍的方法，借助 DeepSeek 或 ChatGPT 完成以下任务：
- 用 CO-STAR 框架设计提示词；
- 生成活动通知初稿；
- 对照学校公文格式规范进行人工修改；
- 记录你对提示词做了哪些调整，以及每次调整后输出的变化。
☆ 拓展任务·德育融合："德育故事生成器"
为班主任设计一个提示词模板，能够根据输入的德育主题（如"诚信""友善""责任"），自动生成一个适合班会使用的 5 分钟情景剧本。要求剧本包含 3—4 个角色、一个冲突场景和一个正向结局。
本节小结
AI 辅助公文写作的核心要点：
- 格式规范交给 AI：通知、新闻稿等有固定格式的文种，AI 能快速生成合规框架；
- 内容把关留给人：数据准确性、政策合规性、措辞严谨性必须人工审核；
- 精调提示词是关键：通过"禁止套话""提供具体素材""指定结构"等策略，显著提升输出质量。