3.4 文档处理与演示制作

长文档摘要、会议纪要、PPT 制作——这些高频办公任务，AI 可以将效率提升数倍。

一、长文档摘要与关键信息提取

面对一份几十页的报告或论文，手动阅读耗时费力。AI 能在几秒内提炼核心内容，帮你快速掌握文档要点。这项能力的关键在于：你需要告诉 AI"提取什么"和"以什么形式呈现"。

推荐工具与方法：

提示词示例：

请阅读以下文档内容，完成三项任务：
1. 用 200 字概括文档的核心观点；
2. 提取 5 个关键数据或结论，以表格形式呈现；
3. 列出文档中存在的 3 个待讨论问题。

注意事项：AI 摘要可能遗漏细节或曲解原意，重要文档的摘要务必与原文核对。

二、实操演示：会议纪要自动化

传统的会议纪要流程是：录音 → 人工听写 → 整理成文，耗时且容易遗漏。AI 工具链可以将这一流程压缩为几分钟。

推荐工作流：通义听悟 + DeepSeek

第 1 步：用通义听悟将录音转为文字。

打开通义听悟（tingwu.aliyun.com），上传会议录音文件。通义听悟会自动完成语音转文字，并识别不同说话人。等待处理完成后，导出文字稿。

第 2 步：将文字稿粘贴到 DeepSeek，输入以下提示词。

📷 【截图位置】：DeepSeek 对话界面中输入会议纪要提示词的截图，展示完整的输入内容（建议尺寸：宽度占满页面）

请将以下会议记录整理为正式会议纪要，包含：
1. 会议主题
2. 会议时间与地点
3. 参会人员
4. 讨论要点（按议题分类）
5. 决议事项（表格形式，含责任人和截止日期）
6. 待办任务清单
语言正式简洁，总字数控制在 800 字以内。

第 3 步：审核 AI 输出。

重点检查：决议事项是否与讨论内容一致、责任人是否正确、截止日期是否合理。AI 可能会"脑补"原文中没有的信息，务必与录音原文核对。

三、实操演示：DeepSeek + AiPPT 一键生成 PPT

制作 PPT 是许多人最头疼的任务之一。借助 AI 工具链，可以实现从主题到成品的快速生成。整个流程分为三步：生成大纲、一键生成、手动精调。

第 1 步：用 DeepSeek 生成 PPT 大纲。

打开 DeepSeek，输入以下提示词：

📷 【截图位置】：DeepSeek 对话界面中输入 PPT 大纲提示词的截图（建议尺寸：宽度占满页面）

请为"AI 在教育中的应用"主题生成一份 10 页 PPT 大纲：
- 第 1 页：封面（标题 + 副标题 + 演讲者信息）
- 第 2 页：目录
- 第 3—8 页：正文（每页 1 个核心观点 + 3 个要点）
- 第 9 页：总结
- 第 10 页：致谢与联系方式
每页附上演讲者备注（50 字以内）。

第 2 步：将大纲粘贴到 AiPPT 生成演示文稿。

打开 AiPPT（aippt.cn），选择"AI 生成"功能，将 DeepSeek 输出的大纲粘贴到输入框中。选择一个适合学术汇报的模板，点击"生成"。几秒钟后，一份包含排版和配色的完整 PPT 就生成了。

📷 【截图位置】：AiPPT 界面中粘贴大纲并选择模板的操作截图，以及生成后的 PPT 预览效果（建议尺寸：宽度占满页面，可用两张图并排展示）

第 3 步：手动精调内容。

AI 生成的 PPT 通常需要以下调整：

• 替换占位图片为实际截图或数据图表
• 检查文字是否溢出文本框
• 补充具体的数据和案例
• 统一字体和配色风格

★ 主线任务：制作一份 10 页课程汇报 PPT

选择一门你正在学习的课程，使用 DeepSeek 生成 PPT 大纲，再用 AiPPT 生成完整演示文稿。

☆ 拓展任务：教案与幼儿园家长会汇报材料整理

使用 AI 将一份散乱的教学笔记整理为结构化的教案，并生成一份面向家长的学期汇报 PPT 大纲。